Exemple de CV secrétaire

Où l'on recrute, et ce que cherchent les employeurs

Le même CV en version texte

À coller dans un formulaire de candidature, un e-mail ou un traitement de texte. C'est aussi la forme que lisent le mieux les logiciels de tri.

Céline Weber
Secrétaire polyvalente — PME et gestion administrative
Strasbourg, France | celine.weber@email.fr | 06 18 43 77 05

PROFILE
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Secrétaire polyvalente avec 7 ans d'expérience en PME du bâtiment. Accueil, gestion de 3 agendas, facturation clients et suivi des dossiers de chantier. À l'aise sur Excel et sur les outils de gestion, habituée à tenir seule un poste transverse.

WORK EXPERIENCE
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Secrétaire polyvalente — Bâtiments Kern — Strasbourg (Jan 2021 – present)
- Assuré l'accueil physique et téléphonique d'une structure de 40 salariés, environ 60 appels par jour
- Émis et suivi 200 factures clients par mois, avec relance des impayés
- Géré les agendas de 3 responsables et organisé leurs déplacements
- Réorganisé le classement des dossiers de chantier : temps de recherche divisé par trois

Assistante administrative — Cabinet Muller — Schiltigheim (Sep 2018 – Dec 2020)
- Traité le courrier, la saisie et le classement d'un cabinet de 12 personnes
- Rédigé les comptes rendus des réunions hebdomadaires
- Préparé les dossiers d'appels d'offres dans les délais réglementaires

Hôtesse d'accueil — Siège du groupe Erlen — Strasbourg (Feb 2018 – Aug 2018)
- Accueil des visiteurs et gestion d'un standard à 5 lignes
- Suivi des badges, des salles de réunion et des commandes de fournitures

EDUCATION
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BTS Gestion de la PME — Lycée René Cassin — Strasbourg (Sep 2016 – Jun 2018)

SKILLS
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Accueil physique et téléphonique, Gestion d'agendas et de déplacements, Facturation et relance clients, Word, Excel, Outlook, EBP Gestion commerciale

LANGUAGES
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Français (Native), Allemand (Fluent), Anglais (Intermediate)

Les compétences à faire figurer

Rédiger votre CV secrétaire : la méthode, étape par étape

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   L'en-tête : ce que le recruteur lit en premier

   Prénom, nom, ville, téléphone, e-mail. Sous le nom, l'intitulé exactement tel qu'il figure dans l'offre — « Assistante administrative » si l'offre dit assistante, « Secrétaire médicale » si elle dit secrétaire médicale. C'est la comparaison la plus littérale que fait un logiciel de tri, et elle ne coûte rien.

   Ajoutez votre disponibilité et, le cas échéant, le fait d'accepter un temps partiel : beaucoup de postes administratifs sont à 80 %, et l'indiquer élargit vos possibilités.

2. 2

   L'accroche : trois lignes qui situent votre profil

   Trois lignes : votre fonction, la taille et le secteur de la structure, et vos outils. « Secrétaire polyvalente, 7 ans en PME du bâtiment, accueil, gestion de 3 agendas et facturation clients » situe tout de suite votre périmètre. Évitez « rigoureuse, organisée, discrète » sans preuve — ces trois adjectifs figurent sur tous les CV du métier.

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   Les expériences : des résultats, pas des tâches

   Par poste : l'employeur, son secteur, sa taille, la période. Puis trois ou quatre puces avec des volumes. Le nombre d'appels traités par jour, de factures émises par mois, d'agendas gérés, de dossiers suivis : ces chiffres transforment une liste de tâches en une mesure de charge.

   Distinguez ce que vous faisiez seule de ce que vous prépariez pour un supérieur. Sur un poste administratif, l'autonomie est la variable qui détermine le niveau de responsabilité — et donc le salaire.

   Si vous avez amélioré une organisation — classement, procédure, outil — dites-le avec son effet. « Temps de recherche d'un dossier divisé par trois » vaut mieux que « réorganisation du classement ».

   Situez chaque poste par la structure et par le périmètre : secteur d'activité, effectif, nombre de personnes assistées, et ce qui relevait de vous seule. C'est la première question du recruteur, et elle passe avant la liste des tâches.

   Puis les chiffres, qui existent toujours même si on n'y pense pas : appels par jour, factures par mois, agendas gérés, dossiers suivis, déplacements organisés, courriers traités. Ajoutez une amélioration concrète par poste quand vous en avez une — un délai raccourci, un classement repris, une procédure écrite. Ces lignes-là séparent une secrétaire qui exécute d'une secrétaire qui organise, et c'est exactement la distinction que le recruteur cherche à faire.

4. 4

   Les compétences : celles que le logiciel cherche

   Deux blocs : les activités du poste et les outils, nommés précisément. Sur la bureautique, soyez honnête : le niveau réel sur Excel se vérifie en cinq minutes d'entretien, et l'écart se retient plus longtemps que la compétence.

   Ajoutez les langues si votre poste implique de l'accueil, et mentionnez la gestion d'un standard multi-lignes si vous l'avez pratiquée : c'est une compétence concrète que peu de candidats pensent à citer.

   Quatre blocs plutôt qu'une liste alphabétique. L'organisation : agendas, déplacements, réunions, suivi de dossiers, tableaux de bord. La gestion : facturation, relances, notes de frais, commandes, budget. La communication : accueil, téléphone, rédaction, comptes rendus. Les outils, métier d'abord, bureautique ensuite.

   Ajoutez le domaine si vous en avez un — juridique, médical, technique, bâtiment, public — avec le vocabulaire qui va avec. C'est ce qui transforme une candidature interchangeable en candidature ciblée.

5. 5

   La formation et les certifications

   Bac pro AGOrA, BTS SAM ou GPME, titre professionnel : diplôme, établissement, année. Si votre formation initiale n'a rien à voir avec l'administratif, ne la cachez pas — beaucoup d'excellentes secrétaires viennent d'ailleurs — mais placez juste après la formation ou l'alternance qui a validé votre reconversion.

   Ajoutez les formations continues utiles : logiciel métier, gestion de la paie, rédaction professionnelle, secourisme au travail.

   Le diplôme, l'établissement, l'année. Passé quelques années d'expérience, il compte moins que le périmètre tenu, sauf dans le secteur public où il conditionne l'accès à certains concours.

   Ce qui mérite d'être développé, ce sont les formations continues : logiciel métier, bureautique avancée, rédaction professionnelle, langues, gestion du temps, spécialisation sectorielle. Elles disent que vous suivez l'évolution d'un métier qui a beaucoup changé, et c'est précisément la question implicite du recruteur.

6. 6

   La mise en page : ce qui passe les filtres

   Une colonne, des sections nommées simplement, deux pages maximum. Les cabinets et les grands groupes passent presque toujours par un logiciel de tri : évitez les tableaux, les zones de texte et les en-têtes de document, qui se lisent mal ou pas du tout. Un CV administratif mal mis en page envoie un signal contradictoire — c'est précisément la rigueur qu'on vient chercher chez vous.

7. 7

   La relecture : les erreurs qui coûtent l'entretien

   Une faute sur un CV administratif se paie plus cher qu'ailleurs : la rédaction fait partie du poste. Relisez à voix haute, vérifiez les accords des intitulés de poste, et faites relire par quelqu'un d'autre. Vérifiez aussi la cohérence des dates : un trou de six mois passe, une incohérence de dates non.

Les erreurs qui coûtent un entretien

Questions fréquentes

Quelle différence entre secrétaire et assistante administrative ?

Les intitulés se recouvrent largement et varient d'une entreprise à l'autre. « Assistante administrative » recouvre souvent un périmètre un peu plus large — suivi de dossiers, facturation, ressources humaines de premier niveau. Sur le CV, reprenez l'intitulé de l'offre visée : c'est lui que le logiciel de tri compare.

Comment devenir secrétaire médicale ?

Par un titre professionnel de secrétaire médical, souvent accessible en formation continue et en un an. Certains cabinets recrutent aussi des profils administratifs classiques et forment en interne, mais le vocabulaire médical, la télétransmission et la gestion de la confidentialité sont réellement spécifiques : le titre accélère nettement l'accès aux postes.

Faut-il indiquer sa vitesse de frappe ?

Seulement si elle est réellement élevée et que le poste implique de la saisie ou de la prise de notes en réunion. Autrement, cette ligne appartient à une époque révolue et occupe une place qui servirait mieux à un logiciel maîtrisé.

Comment valoriser une reconversion vers le secrétariat ?

En traduisant l'expérience précédente en compétences transférables : la vente donne l'aisance au téléphone et la gestion des clients difficiles, la restauration donne la tenue sous pression, un métier de terrain donne le sens de l'organisation. Ajoutez une formation ou une alternance récente pour prouver la maîtrise des outils, et le tour est joué.

Une page ou deux pages ?

Une page jusqu'à cinq ans d'expérience, deux au-delà si les postes le justifient. Dans tous les cas, la première page doit contenir l'essentiel : beaucoup de recruteurs administratifs ne lisent la seconde qu'après avoir décidé de vous recevoir.

Comment éviter un CV qui ressemble à une fiche de poste ?

En remplaçant chaque tâche par un chiffre ou par un résultat. « Gestion du courrier » ne dit rien ; « traité 60 appels par jour et 200 factures par mois pour une structure de 40 salariés » situe le poste. Et gardez au moins une ligne qui parle d'une amélioration que vous avez apportée : un classement réorganisé, un délai raccourci, un tableau de suivi créé.

Faut-il indiquer sa vitesse de frappe ?

Seulement si elle est réellement élevée et si le poste la demande — secrétariat médical avec dictée, comptes rendus, transcription. Dans la plupart des postes, elle n'est plus un critère et occupe une ligne qui serait mieux employée. Ce qui compte davantage est la qualité de l'écrit : orthographe, rédaction d'un courrier, d'un compte rendu, d'une note.

Quels logiciels citer ?

Ceux du métier avant ceux de la bureautique. Un logiciel de gestion commerciale, un outil de facturation, un ERP, un logiciel de gestion de chantier ou un outil métier sectoriel valent bien plus qu'une mention de traitement de texte. Pour la bureautique, ne citez Excel que si vous en faites un usage réel — formules, tableaux croisés — parce que la ligne sera vérifiée.

Comment présenter un long passage dans la même entreprise ?

En découpant plutôt qu'en aplatissant. Quinze ans au même endroit se lisent mal en un bloc et très bien en trois périodes, chacune avec son périmètre et ses responsabilités croissantes. Cela montre une évolution là où une ligne unique suggère l'immobilité, alors que c'est souvent le contraire qui s'est passé.

Le secteur public demande-t-il un CV différent ?

Oui, dans le vocabulaire et dans les repères. Reprenez les intitulés normalisés, mentionnez votre statut — contractuelle, titulaire, inscrite sur liste d'aptitude — et mettez en avant ce qui compte là-bas : procédures, marchés publics, délégations de signature, logiciels de gestion publique. Un parcours privé s'y valorise bien à condition d'être traduit plutôt que recopié.

Faut-il parler de la confidentialité ?

Oui, en une ligne, et beaucoup de candidates l'oublient. Une secrétaire voit passer des salaires, des contrats, des dossiers du personnel, des projets non annoncés. Une mention explicite de la discrétion et du traitement des données rassure un recruteur qui, lui, y pense en permanence, surtout dans les postes de direction.

Comment revenir après une longue interruption ?

En traitant l'interruption en une ligne et en montrant l'actualisation. Les outils ont changé plus vite que le métier : une formation courte sur la suite bureautique actuelle, sur un logiciel métier ou sur les outils collaboratifs suffit souvent à lever l'objection. Ajoutez ce que vous avez fait pendant la période si c'est transposable — bénévolat associatif, gestion d'une structure, comptabilité familiale d'entreprise.

Assistante ou secrétaire : quel intitulé choisir ?

Celui qui correspond au poste visé, pas celui qui flatte. « Assistant » et « assistante de direction » désignent un périmètre plus large et un niveau de responsabilité supérieur ; « secrétaire » reste l'intitulé le plus recherché dans les annonces de PME et dans le secteur public. Le plus efficace est de reprendre le mot de l'annonce sous votre nom, et de laisser vos expériences dire le reste.

Après quelques années : évolutions et passerelles

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